Van manuele administratie naar geautomatiseerde facturatie
Geautomatiseerde facturatie is voor veel kmo’s de sleutel om administratie eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig te maken. In deze realisatie tonen we hoe een bedrijf de overstap maakte van manuele administratie naar geautomatiseerde facturatie, met meer overzicht, tijdswinst en een betere cashflow als resultaat.
Veel kleine bedrijven werken vandaag nog met een combinatie van Excel, losse documenten en manuele opvolging voor offertes en facturen. Dat lijkt beheersbaar, tot het aantal klanten stijgt en fouten, tijdsverlies en onduidelijkheid toenemen.
Manuele administratie werd een rem op groei
Het bedrijf werkte met verschillende Excelbestanden voor klanten, offertes en facturen. Hierdoor ontstonden meerdere problemen:
Dubbele ingave van gegevens
Geen centraal klantenoverzicht
Fouten in facturen door manuele aanpassingen
Tijdverlies bij opvolging van betalingen
Onvoldoende inzicht in openstaande facturen
De administratie nam steeds meer tijd in beslag, terwijl dit geen toegevoegde waarde creëerde voor het bedrijf.
Geautomatiseerde facturatie als oplossing voor manuele administratie
Samen met de klant werd eerst het volledige administratieve proces in kaart gebracht. Niet de software stond centraal, maar de manier van werken.
Op basis daarvan implementeerden we een CRM-systeem dat fungeert als centrale databron voor klanten, offertes en facturen.
Wat werd geoptimaliseerd:
Eén centrale klantenlijst
Automatische omzetting van goedgekeurde offerte naar factuur
Gegevens slechts één keer invoeren
Overzicht van facturatiestatus en betalingen
Minder afhankelijkheid van Excel
Door deze automatisatie verloopt het volledige proces sneller en consistenter.
Tijdswinst, minder fouten en meer overzicht
Na de implementatie zag het bedrijf onmiddellijk verbetering in de dagelijkse werking.
Concreet resultaat:
Administratietijd sterk verminderd
Aantal fouten in facturen quasi herleid tot nul
Sneller factureren en betere cashflow
Altijd een actueel overzicht van klanten en facturen
Meer rust en focus op kernactiviteiten
Dankzij geautomatiseerde facturatie werd het volledige administratieve proces eenvoudiger beheersbaar en schaalbaar, zonder extra werklast voor het bedrijf.
De investering in automatisatie betaalde zichzelf snel terug door de bespaarde tijd en verhoogde efficiëntie.
Wat deze case betekent voor jouw bedrijf
Herken je één of meerdere van deze situaties?
Je werkt met meerdere Excelbestanden
Klantgegevens staan op verschillende plaatsen
Facturen worden manueel aangepast
Je verliest tijd aan administratie
Je mist overzicht over openstaande facturen
Dan is de kans groot dat jouw administratie eenvoudiger en efficiënter kan.
Deze case toont aan dat automatisatie niet complex hoeft te zijn, zolang ze vertrekt vanuit jouw manier van werken.
Onze rol in dit traject
Bij Château Fumé begeleiden we bedrijven van analyse tot implementatie. We kijken niet alleen naar tools, maar vooral naar processen.
Onze aanpak:
Analyse van bestaande administratie
Advies over geschikte CRM-oplossing
Implementatie en automatisatie
Opleiding en begeleiding
Nazorg en optimalisatie
Zo zorgen we voor oplossingen die ook op lange termijn blijven werken.
Geautomatiseerde facturatie via CRM
Wil je meer weten over de oplossingen die in deze realisatie gebruikt werden?
CRM implementatie voor kmo’s
Automatisatie van facturatie
Optimalisatie van administratieve processen
Integraties tussen CRM en boekhouding
Deze diensten sluiten rechtstreeks aan bij de aanpak in deze case.
Wil je weten wat automatisatie voor jouw bedrijf kan betekenen?
Elke onderneming is anders, maar de problemen zijn vaak herkenbaar.
Wil je ontdekken hoeveel tijd en kosten jij kan besparen met een efficiëntere administratie?
Neem vrijblijvend contact op en we bekijken samen jouw situatie.